Sistema de Informacion

INTRODUCCION:

El propósito es entender el papel que juega el sistema de información en la toma de decisiones, ya que través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas. Además logran comprender los objetivos de la base de datos así como los diferentes modelos. También los diferentes sistema de desarrollo de información, entre estos encuentra el ciclo de vida, y sus fases, sus tipos, sus usos, y sus elementos para el sistema de información.

SISTEMA DE INFORMACION.

El sistema de información es un conjunto  de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Se puede definir como un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos entre otros.

Los sistemas de información según James Senn en su libro titulado "Análisis y Diseño de Sistemas de Información" "es definido como un medio organizado de proporcionar información pasada, presente y hasta futura (proyecciones) relacionada con las operaciones internas y el conocimiento externo de la organización". Esto quiere decir que un sistema de información es un ente que sigue una estructura bien organizada y claramente planteada con el fin de emitir y generar información histórica, actual y proyecciones futuras inclusive, todo esto con la espina vertebral de las operaciones llevadas a cabo por la organización.  

 Un sistema  Según James Seen, tiene un ciclo de vida que consta de seis funciones o fases que se explican de la siguiente manera:

1.       Investigación preliminar: se inicia a través de la solicitud del sistema (ya sea por medio verbal, fax, e-mail, etc...); se aclarara la solicitud del horario, es decir se especificaran los pasos a tomar; se realizara un estudio de factibilidad, es decir con qué recursos cuento, se tomaran en cuenta 3 factores en este caso:

a) Económico: el valor económico en función al personal, equipos, etc…

b) Técnica: que será la verificación del software y hardware así como el personal técnico

c) Operacional: ver si están en la capacidad de operar con el nuevo sistema; finalmente se aprobara la solicitud, es decir saber si cumple con las características estipuladas.

2.       Determinación de los requerimientos del sistema: es decir que tan grande es, examinar los procesos; se hace un estudio del sistema actual, y se determinan los nuevos requerimientos del sistema (a través de formularios, encuestas, etc…), así como las entradas y salidas del sistema actual.

3.       Diseño del sistema: va a ser como se va a desarrollar el sistema, la forma en como esos requerimientos los voy a automatizar, se definen las formas de cálculo, y se describe como se transformaran los datos en información; este diseño se realizara en dos bases, una lógica: donde se harán modelos e-r, bases de datos, diagramas de flujo de datos, etc…, y una física: es decir todo lo tangible (papeles, gráficos, etc…).

4.       Desarrollo del software: se dará la construcción y programación de este sistema, se recomienda en algunos casos usar diseñadores y analistas de la compañía y programadores de otra compañía, o viceversa, aunque esto puede tener sus ventajas: los costos pueden ser menores, es rentable usar un terreno por los costos, y también sus desventajas: no existiría comunicación fiel entre programadores y diseñadores, etc...

5.       Prueba del sistema: aquí se pretende detectar las posibles fallas de aplicación del sistema (fallas de programación, de análisis, de diseño (este es el más crítico)), en este proceso se simulan entradas de datos, se ponen a usuarios externos a interactuar con el sistema, se hace la aprobación escrita de todos los aspectos del sistema, cabe destacar que esto debe hacerse de forma gradual.

6.       Implantación y evaluación: la implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla, esta implantación se puede hacer por 3 enfoques:

 a) Piloto: se elegirá solo un sector de la empresa para usar el sistema,

b) Paralelo: se utilizara el sistema viejo y el nuevo al mismo tiempo, para comparar,

c) Sustitución: sencillamente se sustituye todo el sistema (es el más riesgoso); la evaluación se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes, como la operacional (cómo funciona el sistema), la administración, el desempeño de desarrollo (sería una relación de tiempo versus beneficio), el desempeño como tal y el desempeño organizacional (relación costo versus beneficio).

TIPOS DE SISTEMAS.

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

1       Sistemas Transaccionales.

         Sus principales características son:

A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

•     Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

•          Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

•       Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

•        Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

2     2   Sistemas de Apoyo de las Decisiones.

            Las principales características de estos son:

•       Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

•        La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

•       No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

•      Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

•       Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

•       Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, entre otros.

  3   Sistemas Estratégicos.

             Sus principales características son:

•       Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

•      Suelen desarrollarse en el hogar, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

•        Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

•       Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

•      Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

   4.   En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

•     Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

•     Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

   5.   En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

•     Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hérnicos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

•      Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que “una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo”. Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.

 Ejemplos de Tipos de sistemas información utilizados en Empresas Polar.

SAP: Sistema operativo alemán de uso exclusivo para Empresas Polar, que se encarga de enlazar todos los sistemas de dicha empresas, allí se pueden llevar todos los sistemas contables, almacén, venta, gerencia, servicio medico, entre otros. Es el sistema madre de esta empresa.

Lotus Note: Es un sistema que sirve para entre lazar la comunicación escrita dentro de la empresa, tiene similitudes con un correo electrónico pero con funciones más avanzadas y de uso exclusivo para los trabajadores, desde allí se transmiten los comunicados y notas importantes para el buen funcionamiento de la empresa.

Gold Standar: Es un sistema que audita y genera estándares de calidad dentro de la empresa, es el encarga de regular y organizar el almacén, las ventas y las distribuciones.

Cigci: Es un sistema encargado de organizar todo lo referente a la seguridad industrial.

Runig: Es un sistema que realiza balanceos dinámicos para realizar los itinerarios de rutas de distribución de despachos de productos.

USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Los Sistemas de Información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatización de procesos operativos.

2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA.

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, CD-ROM, Pen drive, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes, pen driver y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficados y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS.

La implantación y uso de un sistema de información dentro de una organización regularmente desencadena una serie de consecuencias, de las cuales unas son positivas y otras no lo son. A continuación, algunas de las ventajas de contar con un sistema de información y algunos puntos negativos que las organizaciones deben enfrentar al implantar un sistema de información:

Entre las ventajas de la utilización de un sistema de información computarizado:

•        Control más efectivo de las actividades de la organización.
•        Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.
•        Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
•        Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
•        Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
•        Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.
•        Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.
•        Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.
•      Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.

Entre las desventajas se puede encontrar:

•        El tiempo que pueda tomar su implementación.
•        La resistencia al cambio de los usuarios.
•        Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.

IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE INFORMACION.

Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización; además también ayudan a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos.

Viendo todo lo que es un sistema de información y en lo que nos beneficia pude darme cuenta de cuán importante son los Sistemas de Información dentro de la vida diaria y aún más en todas las empresas.

En la actualidad los sistemas de información son básicos en cualquier empresa puesto que estamos en una era en la cual ya no podemos vivir sin la tecnología y para poder seguir avanzando y que las empresas den el servicio que nosotros exigimos día a día es necesario contar con estos sistemas ya que existen trabajos que es más eficaz y eficiente que lo realice un sistema a que lo realice el hombre, además con estos sistemas las empresas disminuyen sus gastos.
Sin embargo las empresas tienen que hacer una gran inversión en sus sistemas de información ya que estos como lo mencione antes son esenciales para que cualquier empresa funcione o brinde un servicio además de que nos facilitan a nosotros las cosas, como por ejemplo los pagos, compras, comunicación, etc.

Una empresa que tiene tecnología dela más alta calidad es muy probable que sea un éxito, ya que hoy en día el hombre busca lo mejor y lo más fácil para su vida diaria y laboral respecto a la tecnología y los sistemas.

Las personas cada vez están utilizando más la tecnología y los sistemas de información, pero no solo eso; hoy en día desde muy pequeños comienzan a usarla.

CONCLUSION:

En conclusión podemos decir, que para que un sistema de información computarizado funcione lo mejor posible, primero que nada es necesario que se combinen el Hardware y Software adecuados para el desempeño de la tarea requerida, es muy importante que se realicen estudios sobre los diferentes programas (Software) y los dispositivos (Hardware) que existen para elegir el que mejor convenga.

Después debe de haber una buena comunicación entre el usuario y el programador para especificar claramente lo que se requiere.

Y como final para que un sistema funcione adecuadamente, deben de existir documentación del mismo, los procedimientos para cada función del sistema, ya que el mas uso de éste puede ocasionar que no sea optimo en su funcionamiento.