INTRODUCCION:
El propósito es entender el papel que juega el sistema de información en la toma de decisiones, ya que través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas. Además logran comprender los objetivos de la base de datos así como los diferentes modelos. También los diferentes sistema de desarrollo de información, entre estos encuentra el ciclo de vida, y sus fases, sus tipos, sus usos, y sus elementos para el sistema de información.
SISTEMA DE INFORMACION.
El sistema de información es un
conjunto de elementos que interactúan
entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Se
puede definir como un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que
forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para
apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya
la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos
entre otros.
Los sistemas de información según
James Senn en su libro titulado "Análisis y Diseño de Sistemas de
Información" "es definido como un medio organizado de proporcionar
información pasada, presente y hasta futura (proyecciones) relacionada con las
operaciones internas y el conocimiento externo de la organización". Esto
quiere decir que un sistema de información es un ente que sigue una estructura
bien organizada y claramente planteada con el fin de emitir y generar
información histórica, actual y proyecciones futuras inclusive, todo esto con
la espina vertebral de las operaciones llevadas a cabo por la organización.
Un sistema Según James Seen, tiene un ciclo de vida que
consta de seis funciones o fases que se explican de la siguiente manera:
1.
Investigación preliminar: se inicia a través de la solicitud del
sistema (ya sea por medio verbal, fax, e-mail, etc...); se aclarara la
solicitud del horario, es decir se especificaran los pasos a tomar; se
realizara un estudio de factibilidad, es decir con qué recursos cuento, se
tomaran en cuenta 3 factores en este caso:
a) Económico:
el valor económico en función al personal, equipos, etc…
b) Técnica: que
será la verificación del software y hardware así como el personal técnico
c) Operacional:
ver si están en la capacidad de operar con el nuevo sistema; finalmente se
aprobara la solicitud, es decir saber si cumple con las características
estipuladas.
2.
Determinación
de los requerimientos del sistema: es decir que tan grande es, examinar
los procesos; se hace un estudio del sistema actual, y se determinan los nuevos
requerimientos del sistema (a través de formularios, encuestas, etc…), así como
las entradas y salidas del sistema actual.
3.
Diseño del sistema: va a ser como se va a desarrollar el
sistema, la forma en como esos requerimientos los voy a automatizar, se definen
las formas de cálculo, y se describe como se transformaran los datos en
información; este diseño se realizara en dos bases, una lógica: donde se harán
modelos e-r, bases de datos, diagramas de flujo de datos, etc…, y una física:
es decir todo lo tangible (papeles, gráficos, etc…).
4.
Desarrollo del software: se dará la construcción y programación de
este sistema, se recomienda en algunos casos usar diseñadores y analistas de la
compañía y programadores de otra compañía, o viceversa, aunque esto puede tener
sus ventajas: los costos pueden ser menores, es rentable usar un terreno por
los costos, y también sus desventajas: no existiría comunicación fiel entre
programadores y diseñadores, etc...
5.
Prueba del sistema: aquí se pretende detectar las posibles
fallas de aplicación del sistema (fallas de programación, de análisis, de
diseño (este es el más crítico)), en este proceso se simulan entradas de datos,
se ponen a usuarios externos a interactuar con el sistema, se hace la
aprobación escrita de todos los aspectos del sistema, cabe destacar que esto
debe hacerse de forma gradual.
6.
Implantación y evaluación: la implantación es el proceso de verificar
e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y
construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla, esta
implantación se puede hacer por 3 enfoques:
a) Piloto: se
elegirá solo un sector de la empresa para usar el sistema,
b) Paralelo: se
utilizara el sistema viejo y el nuevo al mismo tiempo, para comparar,
c) Sustitución:
sencillamente se sustituye todo el sistema (es el más riesgoso); la evaluación
se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes, como la operacional
(cómo funciona el sistema), la administración, el desempeño de desarrollo (sería
una relación de tiempo versus beneficio), el desempeño como tal y el desempeño
organizacional (relación costo versus beneficio).
TIPOS DE SISTEMAS.
Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos
operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas
Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar
transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por
otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de
decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para
la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de
Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema,
de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas
Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de
lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
1 Sistemas
Transaccionales.
Sus principales
características son:
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,
debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
- Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas
de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las
tareas a nivel operativo de la organización.
- Son intensivos en entrada y salida de
información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
- Tienen la propiedad de ser recolectores de
información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases
de información para su explotación posterior.
- Son fáciles de justificar ante la dirección
general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
2 2 Sistemas
de Apoyo de las Decisiones.
Las
principales características de estos son:
- Suelen introducirse después de haber
implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que
estos últimos constituyen su plataforma de información.
- La información que generan sirve de apoyo a
los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de
decisiones.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de
información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca
información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede
realizar muchos cálculos durante su proceso.
- No suelen ahorrar mano de obra. Debido a
ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es
difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
- Suelen ser Sistemas de Información
interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya
que están dirigidos al usuario final.
- Apoyan la toma de decisiones que, por su
misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen
repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo
debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que
apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
- Estos sistemas pueden ser desarrollados
directamente por el usuario final sin la participación operativa de los
analistas y programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción,
compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de
simulación de negocios, modelos de inventarios, entre otros.
3 Sistemas
Estratégicos.
Sus
principales características son:
- Su función primordial no es apoyar la
automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar
la toma de decisiones.
- Suelen desarrollarse en el hogar, es decir,
dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a
paquetes disponibles en el mercado.
- Típicamente su forma de desarrollo es a base
de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia
con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando
nuevas funciones o procesos.
- Su función es lograr ventajas que los
competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados
con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son
creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros
automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja
sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus
puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al
de sus competidores.
- Apoyan el proceso de innovación de productos
y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los
competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y
procesos.
4. En cuanto a su constitución, pueden ser
físicos o abstractos:
- Sistemas físicos o concretos: compuestos por
equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.
- Sistemas abstractos: compuestos por
conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el
pensamiento de las personas. Es el software.
5. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o
abiertos:
- Sistemas
cerrados: no presentan
intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hérnicos a cualquier influencia
ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado
hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema
cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado
y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente.
Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los
elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo
una salida invariable, como las máquinas.
- Sistemas
abiertos: presentan intercambio
con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia
con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima
cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una
operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y
de auto-organización.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados,
cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que “una cierta
cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo”. Existe una tendencia
general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de
máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y
pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización
(entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia energía y
reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se
puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo,
de la organización y de la sociedad.
Ejemplos de Tipos de sistemas información utilizados en Empresas Polar.
SAP: Sistema operativo alemán de uso exclusivo para Empresas
Polar, que se encarga de enlazar todos los sistemas de dicha empresas, allí se
pueden llevar todos los sistemas contables, almacén, venta, gerencia, servicio
medico, entre otros. Es el sistema madre de esta empresa.
Lotus Note: Es un sistema que sirve para entre lazar la comunicación
escrita dentro de la empresa, tiene similitudes con un correo electrónico pero
con funciones más avanzadas y de uso exclusivo para los trabajadores, desde allí
se transmiten los comunicados y notas importantes para el buen funcionamiento
de la empresa.
Gold Standar: Es un sistema que audita y genera estándares de
calidad dentro de la empresa, es el encarga de regular y organizar el almacén,
las ventas y las distribuciones.
Cigci: Es un sistema encargado de organizar todo lo
referente a la seguridad industrial.
Runig: Es un sistema que realiza balanceos dinámicos para
realizar los itinerarios de rutas de distribución de despachos de productos.
USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Los Sistemas de Información cumplen tres objetivos básicos dentro de las
organizaciones:
1. Automatización de procesos operativos.
2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de
decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
ELEMENTOS DE UN SISTEMA.
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de
Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son
datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.
Esto último se denomina interfaces automáticas. Las unidades típicas de entrada
de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las
unidades de diskette, CD-ROM, Pen drive, los códigos de barras, los escáneres, la
voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de
información: El almacenamiento
es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una
computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la
información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele
ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad
típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos
flexibles o diskettes, pen driver y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de
Información: Es la capacidad
del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia
de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están
almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de
datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones,
lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales,
diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficados y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede
constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso,
también existe una interface automática de salida.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS.
La implantación y uso de un
sistema de información dentro de una organización regularmente desencadena una
serie de consecuencias, de las cuales unas son positivas y otras no lo son. A
continuación, algunas de las ventajas de contar con un sistema de información y
algunos puntos negativos que las organizaciones deben enfrentar al implantar un
sistema de información:
Entre las ventajas de la utilización de un sistema de información
computarizado:
-
Control más efectivo de las actividades de la
organización.
-
Integración de las diferentes áreas que
conforman la organización.
-
Integración de nuevas tecnologías y herramientas
de vanguardia.
-
Ayuda a incrementar la efectividad en la
operación de las empresas.
-
Proporciona ventajas competitivas y valor
agregado.
-
Disponibilidad de mayor y mejor información para
los usuarios en tiempo real.
-
Elimina la barrera de la distancia trabajando
con un mismo sistema en puntos distantes.
-
Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.
-
Permite comparar resultados alcanzados con los
objetivos programados, con fines de evaluación y control.
Entre las desventajas se puede encontrar:
-
El tiempo que pueda tomar su implementación.
-
La resistencia al cambio de los usuarios.
-
Problemas técnicos, si no se hace un estudio
adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas
inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.
IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE INFORMACION.
Un sistema de información es un
conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y
distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una
organización; además también ayudan a los gerentes y trabajadores a analizar
problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos.
Viendo todo lo que es un sistema
de información y en lo que nos beneficia pude darme cuenta de cuán importante
son los Sistemas de Información dentro de la vida diaria y aún más en todas las
empresas.
En la actualidad los sistemas de
información son básicos en cualquier empresa puesto que estamos en una era en
la cual ya no podemos vivir sin la tecnología y para poder seguir avanzando y
que las empresas den el servicio que nosotros exigimos día a día es necesario
contar con estos sistemas ya que existen trabajos que es más eficaz y eficiente
que lo realice un sistema a que lo realice el hombre, además con estos sistemas
las empresas disminuyen sus gastos.
Sin embargo las empresas tienen que hacer una gran inversión en sus sistemas de
información ya que estos como lo mencione antes son esenciales para que
cualquier empresa funcione o brinde un servicio además de que nos facilitan a
nosotros las cosas, como por ejemplo los pagos, compras, comunicación, etc.
Una empresa que tiene tecnología dela más alta calidad es muy probable que sea
un éxito, ya que hoy en día el hombre busca lo mejor y lo más fácil para su
vida diaria y laboral respecto a la tecnología y los sistemas.
Las personas cada vez están utilizando más la tecnología y los sistemas de
información, pero no solo eso; hoy en día desde muy pequeños comienzan a
usarla.
CONCLUSION:
En conclusión podemos decir, que
para que un sistema de información computarizado funcione lo mejor posible,
primero que nada es necesario que se combinen el Hardware y Software adecuados
para el desempeño de
la tarea requerida, es muy importante que se realicen estudios sobre los
diferentes programas (Software)
y los dispositivos (Hardware) que existen para elegir el que mejor convenga.
Después debe de haber una buena comunicación entre
el usuario y el programador para especificar claramente lo que se requiere.
Y como final para que un sistema funcione
adecuadamente, deben de existir documentación del
mismo, los procedimientos para
cada función del
sistema, ya que el mas uso de éste puede ocasionar que no sea optimo en su
funcionamiento.
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